Het is alweer een half jaar. Vanaf oktober vorig jaar ben ik programmamanager van het toffe Datapoort. Het was een hobbelige weg. Wat zijn de successen en welke hobbels ben ik tegengekomen? Dat vertel ik hier.
Oei, ik ben mezelf en mijn enthousiasme ook zeker tegengekomen. We gingen als een speer van start met grootste plannen, mooie toekomstbeelden en zeven mijlslaarzen. Boem is ho, laten we het maar zo zeggen. Het bleek dat er al minder klaar was dan ik had aangenomen.
Waar zijn we eigenlijk?
Ik ben trots op waar we nu zijn. Alle acties en ontwikkelingen die lopen passen niet meer in mijn hoofd en zijn gevat in een projectmanagementtool. Meteen de eerste hobbel, welk programma gebruik je voor wat, en hoe werkt dit? Om op te sommen we hebben een:
– Word document (werkte maar even)
– Een Powerpoint (heel handig maar niet voor de detailplanning)
– Een Microsoft-projectplanning (oeps daar kon ik alleen bij)
– De digitale tool vanuit het UMCG voor projectplanning (hè, hoe werkt dit nou weer)
Nu met de digitale tool komt er meer overzicht, het rapporteren kan automatisch en er verschijnen zomaar groene, oranje en rode bolletjes. Het lijkt onnodig om alle tussenstappen te zetten maar ik denk dat als we meteen in de digitale tool waren begonnen dit vooral als een last had gevoeld en niet meteen logisch. #Tip: laat je informeren welke oplossingen er zijn. Kies, maar wees flexibel als je programma groeit.
Welke portemonnee?
Het volgende inzicht waar ik echt bijna een half jaar voor nodig heb gehad is het financiële overzicht. Zeker in een grote organisatie zoals het UMCG, waaruit Datapoort voor alsnog wordt gefinancierd, is er een complexe structuur met kostenplaatsen, budgetten en verantwoordelijken. #Tip: zoek iemand die je kan helpen dit te ontwarren. Ik ben ontzettend bij met @wendi, @wim en @Erik.
De betaling aan kleine partijen gaat soms door een grote organisatie traag. #tip: wil je dit sneller zit erbovenop en doe aan verwachtingsmanagement bij je leveranciers.
Communicatie met, over en door
Zonder communicatie halen we ons gezamenlijk doel niet. Dat is mijn overtuiging en hierin ben ik vaker bevestigd. Maar #help, wat moet je dan communiceren. De eerste weken en paar maanden zijn we ontzettend druk bezig geweest met “het verhaal van Datapoort”. Ik heb alle informatie in een praatplaat gezet om overzicht te creëren. #tip: doe dit digitaal zodat je makkelijk dingen kan verplaatsen, groter of kleiner kan maken, verwijderen of veranderen. De praatplaat was niet perfect, mooi of geweldig, wel was het een geweldig hulpmiddel om de gesprekken aan te gaan. Letterlijk de vraag: ‘Hoe zie jij het?’ wordt sterker met een plaatje. De beelden lagen best ver uit elkaar. Samen met een kleine groep hebben we het verhaal scherper gemaakt en het resultaat zie je bijvoorbeeld op deze website.
Ongeduld en wanhoop
Oei, ik ben mezelf en mijn enthousiasme ook zeker tegengekomen. We gingen als een speer van start met grootste plannen, mooie toekomstbeelden en zeven mijlslaarzen. Boem is ho, laten we het maar zo zeggen. Het bleek dat er al minder klaar was dan ik had aangenomen. #tip: check dit dus goed van tevoren, maar waar je moet beginnen is dan meteen de tegenvraag.
Ik heb twee dagen gebaald, geroepen dat ik het “Ja, dat moet eerst nog verder uitgedacht worden” niet meer wilde horen. Meer dan drie keer diep ademgehaald, rondjes gewandeld en verdergegaan. Hoe? Door de doelen kleiner te maken en concreter. Door samen met @Anouk te kijken wat wel kon. En door al deze frustratie helder te krijgen wat we nu wel konden doen, of waar we nu een besluit over nodig hadden, werd het programma sterker. Na een intense overlegochtend hadden we een geüpdatet plan. En als ik nu terugkijk op deze periode valt het eigenlijk heel erg mee wat we hebben aangepast aan het plan. We doen nog steeds 10 praktijkvoorbeelden, we werken nog steeds aan het groeien van het netwerk en de technische en samenwerkingsinfrastructuur. Volgens mij ging het vooral over mijn eigen verwachting en de doelen die ik mezelf had opgelegd. #tip: wees lief voor jezelf en wat je van jezelf kan verwachten.
Plan en werkelijkheid
Het idee was om de praktijkvoorbeelden zoveel mogelijk na elkaar te laten starten, dat blijkt eigenlijk niet mogelijk. De aanloopfase van de een is langer dan van de ander, ook de uitvoer is verschillend. Vandaar dat we met de vraag en het aanbod mee bewegen. We zijn nu met 5 á 6 praktijkvoorbeelden tegelijk bezig. We passen de geleerde lessen van de één toe bij de ander en andersom. Het is aanpassen in de aanpak maar niet in het doel. De dynamiek van al deze verschillende fases door elkaar is soms wat hectisch en vooral levendig. #tip: wees flexibel in je aanpak en houd je doel vast.
Wie kan dit eigenlijk doen?
Datapoort is mijn enige programma. Dit heeft voor mij dan ook de hoogste prioriteit. Dat geldt niet voor de meeste andere mensen. Daar is het programma één van de vele dingen op hun lijstje. Duidelijke afspraken maken, het belang met elkaar bespreken en af en toe bewust mis laten lopen is hoe ik het tot nu toe heb aangepakt. De komende tijd zullen we meer verschillende en ook technische mensen nodig hebben om Datapoort verder te helpen. Ik denk dat we dan ook tegen dit en tegen de krappe #arbeidsmarkt aan gaan lopen. Tot nu toe lukt het nog maar gaat het soms langzamer dan ik hoop.
Hoe rolt het?
Nog één die niet zo zeer met het programma te maken heeft als wel met het werken in een grote organisatie. Ik zit graag op een bal, zo’n grote weet je wel? Soort skippybal maar dan zonder het hengsel waarmee je kan springen. Die wilde ik natuurlijk voor mijn werkplek hier ook. Na wat gezoek door @johanneke (steun en toeverlaat in organisatie werkzaamheden) In de 2e of 3e week na mijn start kon ik er één op halen bij de healthy@work collega’s. Top, het leek een soort koe, hij had 4 kleine pootjes maar goed ik kon weer rollen. Tot mijn verbazing moest ik deze na 5 werkdagen weer inleveren en moest ik zelf de vervanging maar uitzoeken. Beetje van zit je stoel lekker? Ja, fijn nemen we hem weer in en zoek het maar uit, ga maar staan ofzo. Inmiddels zijn we bijna zes maanden verder en heel wat uitzoek werk en gedoe van Johanneke en ik zit nog steeds op een stoel i.p.v. op een bal.
Samen komen we verder
Het programma en de doelstellingen zijn voor veel mensen interessant en enthousiasmerend. Ik kom na dit soort inhoudelijke netwerkgesprekken altijd vol energie weer terug op mijn werkplek. Wat heerlijk om de gezamenlijkheid te voelen en samen stappen te willen maken. De één kan en mag sneller dan de ander maar het doel wordt door eigenlijk iedereen onderschreven. #tip: deel open en eerlijk waar je staat en waar je hulp bij kan gebruiken. En zeg hier ook ja op.
Daar hulp te accepteren kom je samen verder en verdwijn je niet in een tunnelvisie van je eigen ideeën of organisatie. Laten we het samen doen en samen door groeien tot de 100%.