Welkom op onze eerste geleerde lessen blog! Het is tijd voor een update, want we zijn razend enthousiast om eindelijk van start te gaan met Datapoort. De afgelopen maanden zijn voorbij gevlogen, en hoewel het voelt alsof we al een eeuwigheid bezig zijn, realiseren we ons nu pas dat we eigenlijk nog maar aan het begin staan. De eerste paar maanden van dit avontuur stonden vooral in het teken van kennismaken met belangrijke partners, het uitstippelen van onze strategie voor 2024 en 2025 en het uitwerken van ons allereerste praktijkvoorbeeld. Dus leun achterover, pak een kopje koffie (of thee, we oordelen niet) en laat ons je meenemen op onze reis tot nu toe.
Een verrassing of een open deur? Het overgaan van een plan van aanpak naar een uitgewerkte start van het project kost tijd (veel tijd). Goed werk en tijd gaan in dit geval zeker hand in hand. Je moet alles goed op een rijtje krijgen, van alle financiën en lopende zaken tot de al dan niet formeel vastgelegde stappen of plannen.
Allereerst zul je, je misschien wel afvragen wat we bedoelen met de titel van deze pagina, ‘Kennisbank’. Deze titel zegt eigenlijk precies waar het op staat. Het zit namelijk zo dat we in het programma van Datapoort ontzettend veel dingen gaan uittesten en proberen, wat in zo’n breed programma als Datapoort natuurlijk niet zonder slag of stoot gaat. Datapoort is een ingewikkeld concept met een nog ingewikkelder proces waar we veel lessen uit kunnen trekken. Deze lessen zijn niet alleen waardevol voor onze eigen ontwikkeling, maar ook interessant voor deelnemers, partners en andere geïnteresseerden. En daarom zijn we nu hier, de eerste blog over onze eerste geleerde lessen van de afgelopen paar maanden.
Voordat we direct in de opsomming van onze geleerde lessen duiken is het belangrijk om je te realiseren dat er in de voorgaande jaren al veel voorwerk is gedaan om tot het idee van Datapoort te komen. Er zijn gesprekken gevoerd en er is een inventarisatie gedaan van relevante projecten/programma’s in de regio. Op basis van die informatie is er een plan van aanpak geschreven over het concept van Datapoort en belangrijke onderdelen die ontwikkeld moeten worden. Vanuit dit plan van aanpak zijn wij sinds oktober 2023 bezig geweest met het uitwerken van de volgende stappen. Hiervoor hebben we ideeën op papier gezet om tot uitwerking van Datapoort te gaan. Deze allereerste blog in de reeks zal dan ook voornamelijk gaan over de geleerde lessen die in deze periode hebben opgedaan.
Les 1: een verrassing of een open deur?
Als je ergens denkt dat het opstarten van een programma waar al veel voorwerk is gedaan zo snel zou gaan als het downloaden van een app, dan hebben we een verrassing voor je! Mocht je dit vanzelfsprekend vinden, dan zal onze eerste les geen verrassing voor je zijn. Desalniettemin hier komt het: het overgaan van een plan van aanpak naar een uitgewerkte start van het project kost tijd (veel tijd). Goed werk en tijd gaan in dit geval zeker hand in hand. Je moet alles goed op een rijtje krijgen, van alle financiën en lopende zaken tot de al dan niet formeel vastgelegde stappen of plannen. Van het doorploegen van documenten tot het opzetten van vergaderingen die soms voelden als mini-conferenties waar we met bonkend hoofden wegliepen. We hebben hier zeker geleerd dat geduld een absolute noodzaak is. Maar laten we eerlijk zijn, als het gaat om het opbouwen van iets groots, is het geduldig verwerken van al die hoofdpijn veroorzakende informatie alle moeite waard!
Les 2: de formaliteiten
Het formeel regelen van zaken kan soms aanvoelen als een doolhof waar je verdwaalt in kan raken. Zo ging het soms ook bij onze overgang van het plan van aanpak naar de uitvoer van Datapoort. Van het oprichten van het Datapoort programma team tot het vastleggen van domeinnamen en livegang van de website, het vergt veel voorbereiding en is een kwestie van beslissingen maken. Wat ons hierin goed heeft geholpen is op tijd de juiste personen betrekken in het proces, zij denken aan aspecten waar je zelf nog niet aan gedacht had. Dankzij dit samenwerken ligt er nu een programmaplan voor Datapoort, is er een strategisch communicatieplan ontwikkeld (waaruit deze mooie website voortkomt) en is het praktijkvoorbeeld van start gegaan (hierover in blog 2 meer).
Les 3: documentatie, documentatie, documentatie!
Het is maar goed dat we ons in het digitale tijdperk bevinden, anders hadden we een bibliotheek van papierwerk kunnen beginnen. Achter elke stap vooruit schuilt namelijk een stukje papierwerk. Het voelde soms alsof het creëren van nieuwe (procedure) documenten onze hoofdzaak was geworden. Zo werd al snel duidelijk dat bij het uitwerken van een praktijkvoorbeeld een berg aan documentatie om de hoek komt kijken. Er moet eerst een goede vooranalyse gedaan worden (start document), waarin we kijken naar vragen zoals ‘past dit voorbeeld bij Datapoort?’, ‘welk onderdeel van Datapoort werken we hiermee uit?’ en ‘hoe zit het financieel in elkaar?’. Vervolgens wordt deze analyse verder uitgewerkt om het daarna tegen de architectuurplaat te kunnen leggen (meer documentatie!). Dan als het praktijkvoorbeeld van start gaat komen er nog evaluatie momenten (nog meer documentatie) en uiteindelijk zullen we een eindverslag op leveren (het houdt niet op met die documentatie!). En dan hebben we het nog niet eens over de resultaten van de praktijkvoorbeelden zelf gehad (je raad het al: nog meer documentatie!). Maar dit doen we natuurlijk niet voor niets, elke procedure die we nu uitwerken gebruiken we later weer. En als er een procedure moet worden aangepast, dan schrijven we hier uiteraard een nieuwe geleerde les over!
Met dat gezegd te hebben komen we aan het einde van dit kijkje achter de schermen van de start van Datapoort. We hopen dat jullie net zo enthousiast zijn als wij over de reis die voor ons ligt. Van de mini-conferenties tot het uitbreiden van onze documenten bibliotheek, de start van Datapoort heeft ons al veel geleerd. Blijf ons volgen voor meer updates van het Datapoort avontuur!